仕事の連絡手段は電話派、メール派?メリットとデメリットを考えてみた

私は、仕事で外部の大学教授と連絡を取り合うことがあります。

先日、私の同僚が送ったメールについて、私の方へある大学教授から電話が来て対応をしました。

その先生いわく、「最近はコミュニケーション手段でメールが便利だという方もいるかもしれませんが、ニュアンスが伝わらないことも多いので、連絡が必要な場合は電話にしていただけませんか?」と憤慨している様子。

この方はメールが嫌いなんだなぁということがよくわかり、「承知しました。同僚にもそのように伝えます。」と返答をしました。

電話では基本、一対一のコミュニケーションとなるため、後で言った言わないという問題が起こりやすいということがあり、今の職場ではメールが多く活用されています。
メールは、連絡をしたという事実や内容を残せるということが大きなメリットです。

一方で、すぐ近くの席で仕事をしているのであれば、「ちょっと今いい?」と言って直接もしくは内線電話で話しをするのも早いのではと思います。
メールのデメリットは、すぐメール内容を見てもらえるか・返答してもらえるかわからないことや、話している人の感情や文章に表れていない詳細が伝わりにくいというところではないでしょうか。

私はテキパキやってサクっと終わらせたいタイプなので、今の職場に来た当初はなんでもメールでやりとりすることに抵抗がありましたが、最近は基本メールか業務チャットでの連絡で、早急に確認が必要な場合は電話で、たまたま偶然に会ったから直に話して終えられることはその場で話すというように臨機応変に対応しています。

今回の大学教授から来た電話でまず思ったことは、その人が連絡手段でメールではなく電話を好んでいるという事実は理解できますが、それを強要してくるのはいかがなものかということ。
こちらも、あなたとだけ仕事をしているわけではなく、数百人いるうちの一人なのです。

メールだと自分の都合がよいときにチェックすることができ、それだからこそしっかり確認もするし、もちろん自分がボトルネックとならないように可能な限り迅速に対応しようと心がけています。
でも、忙しい中、今する必要がないことでも突然電話が来て、その対応で他の仕事の滞りになることもあるということを理解してもらいたいと思いました。

自分が都合がよい時間が相手も都合がよい時間とは限らず、相手の仕事の効率化の邪魔になっているかもしれないということも考えると、メールを全否定するのはナンセンス。
これからは、電話のみしか受け付けないというようなアナログ人間は通用しないだろうなぁと反面教師にしたいと思いました。

メール・電話を上手に使い分けることができる人が、仕事関係だけではなくさまざまな人間関係を良好に保っていける人ではないでしょうか。
みなさんもこんな人、身近にいませんか?
自分のことだけではなく、相手のことも思いやれる人になりたいですね。

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